EekBoek

Electronisch Boekhouden voor het MKB

Documentatie
-
-
-
-
-
-
- Boekingen
    -
    -
    - Bankafschriften
    -
    -

-
-
-

Giro- en Bankafschriften

Deze afschriften worden geboekt in een dagboek van het type Bank. Zo'n dagboek heet typisch “Postgiro” of “Rabobank”. De keuze van de naam is vrij, en er mogen meerdere bankdagboeken tegelijk zijn.

Aan elk bank-dagboek is een grootboekrekening gekoppeld (zie Koppelingen). De balanswaarde van deze grootboekrekening komt overeen met het saldo op de bank- of giro-rekening.

De naam van de boekingsopdracht is gelijk aan die van het dagboek. We nemen hier als voorbeeld het dagboek “Postbank”.

Tijdens het boeken kunnnen een aantal verificaties plaatsvinden.
Het boekstuktotaal kan worden geverifieerd door aan de boekingsopdracht de optie --totaal=bedrag toe te voegen. Het eindsaldo na boeking kan worden geverifieerd met de optie --saldo=bedrag. Een beginsaldo kan worden opgegeven met de optie --beginsaldo=bedrag. Als dit niet is opgegeven wordt het eindsaldo van het eraan voorafgaande boekstuk genomen, indien deze reeds in de administratie aanwezig is. Het beginstaldo van de eerste boeking is uiteraard het op de openingsbalans opgevoerde bedrag.
Zowel het boekstuktotaal als het begin- en eindsaldo treft u als regel aan op het bankafschrift.

Naast deze verificaties zal EekBoek tevens verifiëren dat het beginsaldo overeenkomt met het eindsaldo van het eraan voorafgaande boekstuk (indien aanwezig), alsmede dat het eindsaldo overeenkomt met het beginsaldo van het eropvolgende boekstuk (indien aanwezig). Het is daarom zeer aan te bevelen om bij het invoeren van deze boekstukken altijd expliciet een boekstuknummer op te geven.

Zoals alle boekingen bestaat ook de verkoopboeking uit twee delen: de boekstukkop en een of meer boekstukregels. Er zijn drie soorten boekstukregels: betaling aan crediteur (crd), betaling van debiteur (deb), en vrije betaling (std). Het totaal van alle boekstukregels vormt het boekstuktotaal, dit wordt geboekt op de aan het betreffende dagboek gekoppelde grootboekrekening.

Syntaxvoorbeeld van een boekstukkop:

postbank:16 19-09-2014 "KPN, ACME"

De onderdelen:

`postbank:16`	Het boekstuknummer. Dit bestaat uit de naam van het dagboek en een vrij te kiezen volgnummer, gescheiden door een dubbele punt ‘`:`’. Het volgnummer mag worden weggelaten, in welk geval EekBoek zelf een volgnummer toekent. Het verdient echter aanbeveling om altijd expliciet een volgnummer op te geven. Het is een goede gewoonte om hier altijd het volgnummer van het bankafschrift op te geven.
`11-09-2014`	De boekingsdatum in een van de ondersteunde vormen.
`"KPN, ACME"`	De omschrijving van dit boekstuk. Indien deze spaties bevat moeten er aanhalingstekens omheen worden geplaatst.

Syntaxvoorbeeld van een boekingsregel “betaling aan crediteur”:

crd 04-09-2014 KPN -131,68

De onderdelen:

`crd`	Dit geeft aan dat het een betaling aan een crediteur betreft.
`04-09-2014`	De boekingsdatum voor deze boekstukregel. Deze mag worden weggelaten, in welk geval de boekingsdatum van het boekstuk wordt gebruikt.
`KPN`	De code van de crediteur. Conventioneel wordt deze in hoofdletters gegeven, maar dit is niet vereist. U kunt hier ook een dagboek en boekstuknummer gebruiken, gescheiden door een dubbele punt, bijvoorbeeld `inkoop:23` of een relatiecode en referentiecode, eveneens gescheiden door een dubbele punt, bijvoorbeeld `KPN:factuur12345`.
`-131,68`	Het bedrag. Een te betalen bedrag wordt als negatief bedrag opgegeven, want het banksaldo vermindert erdoor. Een te ontvangen bedrag wordt als positief bedrag opgegeven. Achter het bedrag mag een BTW-specificatie worden opgegeven. Zie hieronder voor een omschrijving hoe EekBoek bepaalt met welk inkoop-boekstuk deze betaling correspondeert.

Syntaxvoorbeeld van een boekingsregel “betaling van debiteur”:

deb 06-09-2014 ACME 369,82

De onderdelen:

`deb`	Dit geeft aan dat het een betaling van een debiteur betreft.
`06-09-2014`	De boekingsdatum voor deze boekstukregel. Deze mag worden weggelaten, in welk geval de boekingsdatum van het boekstuk wordt gebruikt.
`ACME`	De code van de debiteur. Conventioneel wordt deze in hoofdletters gegeven, maar dit is niet vereist. U kunt hier ook een dagboek en boekstuknummer gebruiken, gescheiden door een dubbele punt, bijvoorbeeld `inkoop:23` of een relatiecode en referentiecode, eveneens gescheiden door een dubbele punt, bijvoorbeeld `KPN:factuur12345`.
`369,82`	Het bedrag. Een te ontvangen bedrag wordt als positief bedrag opgegeven, want het banksaldo vermeerdert erdoor. Een te betalen bedrag wordt als negatief bedrag opgegeven. Achter het bedrag mag een BTW-specificatie worden opgegeven. Zie hieronder voor een omschrijving hoe EekBoek bepaalt met welk verkoop-boekstuk deze betaling correspondeert.

Syntaxvoorbeeld van een vrije boekingsregel:

std 07-09-2014 Girotel -3,50 4980

De onderdelen:

`std`	Dit geeft aan dat het een standaard (vrije) boeking betreft.
`07-09-2014`	De boekingsdatum voor deze boekstukregel. Deze mag worden weggelaten, in welk geval de boekingsdatum van het boekstuk wordt gebruikt.
`Girotel`	De omschrijving van deze boekstukregel. Indien deze spaties bevat moeten er aanhalingstekens omheen worden geplaatst.
`-3,50`	Het bedrag. Een te ontvangen bedrag wordt als positief bedrag opgegeven, want het banksaldo vermeerdert erdoor. Een te betalen bedrag wordt als negatief bedrag opgegeven. Achter het bedrag mag een BTW-specificatie worden opgegeven.
`6980`	De grootboekrekening waarop dit bedrag dient te worden geboekt.

Let op: Als u opdrachten direct ingeeft in de EekBoek shell, moet de gehele opdracht op één enkele regel worden ingegeven! Dit in tegenstelling tot de zogenaamde batch mode, waarbij opdrachten over meerdere regels mogen worden ingegeven.

Hoe wordt een betaling gekoppeld aan een boekstuk?

Wanneer een betaling wordt geboekt voor een bepaalde crediteur of debiteur, dan zal EekBoek in de openstaande posten van het huidige én eventuele voorafgaande boekjaren zoeken naar een boekstuk (inkoop resp. verkoop) waarvan het boekstuktotaal overeenkomt met het opgegeven bedrag. Hiermee kunnen bijna alle betalingen soepel en eenvoudig worden afgewerkt.

Wanneer er meerdere openstaande posten zijn voor dezelfde relatie met hetzelfde bedrag, dan wordt de oudste openstaande post geacht te zijn voldaan.

De configuratie-instelling bkm_multi kan worden gebruikt om dit proces te versoepelen: De boeking wordt dan ook uitgevoerd indien er meerdere open posten zijn die tezamen exact het gewenste bedrag uitmaken.

Een complicatie ontstaat wanneer een betaling niet precies overeenkomt met het bedrag van een inkoop/verkoop boekstuk. Dit kan gebeuren wanneer een betaling in gedeelten wordt voldaan. In dit geval kunt u, in plaats van de gebruikelijke debiteur/crediteur code, het boekstuknummer van het gewenste te betalen boekstuk opgeven. Het opgegeven bedrag wordt dan op dit (geheel of gedeeltelijk openstaande) boekstuk in mindering gebracht.

Om een boekstuk uit het huidige boekjaar aan te geven, kan worden volstaan met de boekstuknummeraanduiding Dagboek:Volgnummer; voor een boekstuk uit een ander boekjaar moet de boekjaarcode ook worden meegegeven: Dagboek:Boekjaarcode:Volgnummer.