EekBoek

Electronisch Boekhouden voor het MKB

Documentatie
-
-
-
-
-
- Opzetten administratie
    -
    -
    -
    - Opening
    -
    -

-
-
-
-

Bestand `opening.eb` - Het openen van de administratie

Het openen van de administratie is de laatste stap in het gebruiksklaar maken. Alle opdrachten daartoe benodigd dienen te worden opgenomen in het bestand opening.eb.

Het openen omvat de volgende stappen:

Het invoeren van administratie-specifieke gegevens zoals begindatum en omschrijving;
Het invoeren van de openingsbalans;
Het invoeren van openstaande posten;
Het eigenlijke openen.

De EekBoek opdrachten die te maken hebben met het openen van de administratie beginnen alle met het voorvoegsel adm_.

Het invoeren van administratie-specifieke gegevens

adm_naam "EekBoek Demo Administratie 2015"

Met deze opdracht wordt de naam van de te openen administratie opgegeven.
Deze opdracht is verplicht.

adm_btwperiode jaar

Met deze opdracht wordt de periode opgegeven waarin BTW aangifte moet worden gedaan. Mogelijke waarden zijn "jaar", "kwartaal" of "maand".
Deze opdracht is verplicht.

adm_begindatum 2015

Met deze opdracht wordt de begindatum opgegeven. Het boekjaar loopt dan van 1 januari tot en met 31 december van het opgegeven jaar.
Deze opdracht is verplicht.

adm_boekjaarcode 2015

Met deze opdracht wordt een code (verkorte aanduiding van maximaal 4 tekens) voor het boekjaar opgegeven. Aan de hand van deze code kan later het boekjaar worden geselecteerd.

Deze opdracht is niet verplicht. Indien geen code is opgegeven dan wordt het jaartal gebruikt.

Het invoeren van de openingsbalans

De openingsbalans wordt ingevoerd met de opdracht adm_balanstotaal, indien nodig gevolgd door twee of meermaal adm_balans.

adm_balanstotaal 15.854,77

Het totaal van de openingsbalans.

adm_balans 1100 1.344,37 adm_balans 1101 1.304,81 ...

Elke opdracht geeft het openingssaldo van de betreffende grootboekrekening. Aan het eind van de reeks moet het totaal van de debetrekeningen gelijk zijn aan het totaal van de creditrekeningen, en tevens gelijk aan het eerder opgegeven balanstotaal.

Boekhouders hebben een speciale opvatting over hoe het balanstotaal te bepalen. Voor een boekhouder geldt dat een negatief bedrag op een debetrekening aan de credit kant hoort, terwijl het rekenkundig gebruikelijk is een negatief getal van het saldo af te trekken. Hetzelfde geldt uiteraard voor negatieve bedragen op creditrekeningen, die door een boekhouder als debet worden beschouwd.

Bijvoorbeeld:

adm_balans debetrek 100 adm_balans debetrek -10 adm_balans creditrek 90

Rekenkundig gezien is de som van de debetzijde 100-10, dus 90, en gelijk aan de creditzijde. Boekhoudkundig gezien is de debetzijde 100, en de creditzijde 10+90, ook 100. In beide opvattingen is de belans in evenwicht, alleen het balanstotaal wijkt af.

EekBoek vindt beide opvattingen correct en zal daarom zowel de boekhoudkundige als de rekenkundige berekening van het balanstotaal accepteren.

Het invoeren van de openstaande posten

Indien er nog onbetaalde fakturen uit het voorgaande boekjaar staan, dan moeten die nu worden ingevoerd met een of meer adm_relatie opdrachten.

adm_relatie inkoop:2014:67 2014-12-31 KESTER "Printwerk" 48,79

De adm_relatie opdracht kent de volgende onderdelen:

Het boekstuknummer, in volledige vorm: Dagboek:Boekjaar:Volgnummer.
Hier kan dus hetzelfde nummer worden opgegeven als in het oorpronkelijke, voorafgaande boekjaar is gebruikt.
Belangrijk: Indien het oorspronkelijke dagboek niet in de huidige administratie voorkomt, kan een willekeurig inkoop/verkoop dagboek worden genomen. Het dagboek wordt uitsluitend gebruikt om te bepalen of deze relatie een debiteur dan wel crediteur is.
De faktuurdatum. Deze ligt dus vòòr het begin van dit boekjaar.
De omschrijving van de faktuur.
De relatie-code voor de betreffende debiteur/crediteur.
Belangrijk: Deze code moet bekend zijn, zodat het nodig kan zijn eerst de opdracht relatie te gebruiken om de relatie te definiëren.
Het bedrag van de openstaande post.

Merk op dat alles na adm_relatie precies overeenkomt met een ‘normale’ in- of verkoopboeking.

Het eigenlijke openen.

Nadat alle informatie op bovenstaande wijze is opgegeven wordt als laatste opdracht gegeven om de administratie te openen:

adm_open

Het bestand opening.eb is nu klaar voor gebruik.