EekBoek

Electronisch Boekhouden voor het MKB

Documentatie
-
-
-
-
-
- Opzetten administratie
    -
    - Administratiegegevens
    -
    -
    -
    -

-
-
-
-

Bestand `schema.dat` - De administratiegegevens

Een administratie omvat twee soorten gegevens: de beschrijving van de structuur en de inhoud van de administratie.

De beschrijving van de structuur vindt plaats in het zogenaamde schema. In het schema worden de volgende gegevens gedefinieerd:

Het rekeningschema;
De dagboeken;
De BTW tarieven.

Algemene syntaxregels voor het schema-bestand:

Lege regels en regels die beginnen met een hekje ‘#’ worden niet geïnterpreteerd.
Een niet-ingesprongen tekst introduceert een nieuw onderdeel.
Alle ingesprongen regels zijn gegevens voor dat onderdeel.

Het rekeningschema

EekBoek maakt gebruik van een hierarchisch rekeningschema volgens het beproefde ‘Systeem Bakker’. EekBoek ondersteunt twee niveau's van verdichting, waarbij het hoogste niveau hoofdverdichting wordt genoemd. Er zijn standaard maximaal 9 hoofdverdichtingen, genummerd 1 tot en met 9. De verdichtingen zijn genummerd van 10 tot en met 99. De grootboekrekeningen dragen nummers vanaf 100. Deze grenzen kunnen indien nodig worden gewijzigd.

In het schema-bestand worden de hoofdverdichtingen en verdichtingen opgegeven op (ingesprongen) regels, met daarin het nummer gevolgd door de omschrijving. Bijvoorbeeld:

Balansrekeningen 1 Vaste Activa 11 Immateriële vaste activa

Het rekeningschema beslaat twee onderdelen uit het schema-bestand: balansrekeningen en resultaatrekeningen. Beide onderdelen verschillen slechts in één aspect, alle gemeenschappelijke informatie wordt besproken bij de resultaatrekeningen.

Resultaatrekeningen

Resultaatrekeningen worden net zoals balansrekeningen opgegeven in het onderdeel “resultaatrekeningen” in het schema-bestand.

Resultaatrekeningen 8 Bedrijfsopbrengsten 85 Omzet Projekten

Tussen het rekeningnummer en de omschrijving wordt door middel van de code ‘K’, ‘O’ of ‘N’ aangegeven of dit een kosten-, omzet, dan wel neutrale rekening betreft. Dit is van belang voor de omzetbelasting.

Achter de omschrijving kan extra informatie worden opgegeven in de vorm ‘:trefwoord=waarde’. Hiermee kan voor resultaatrekeningen worden opgegeven of een BTW tarief van toepassing is (trefwoord ‘btw’). Ook kunnen op deze wijze grootboekrekeningen worden aangegeven als rekeningen met een speciale betekenis, de zogenaamde koppelingen (trefwoord ‘koppeling’).

8500 O Omzet projekten :btw=hoog

Er zijn vijf BTW tariefgroepen die kunnen worden opgegeven:

:btw=nul :btw=hoog :btw=laag :btw=privé :btw=anders

Ook is het mogelijk een van de in het onderdeel BTW tarieven gedefinieerde BTW codes op te geven:

:btw=h21

Wanneer geen van bovenstaande aanduidingen is opgegeven, wordt het BTW 0% tarief toegepast bij boekingen op een kosten/omzet rekening, terwijl geen BTW wordt toegepast bij boekingen op een neutrale rekening.

Let op: Er is een significant verschil tussen ‘BTW 0%’ en ‘geen BTW’. Hoewel in beide gevallen het BTW bedrag nul is, telt een boeking met ‘BTW 0%’ mee voor de BTW aangifte (omzetboekingen met 0% BTW worden opgegeven bij onderdeel Belast met 0% / verlegd), terwijl een boeking met ‘geen BTW’ niet meetelt voor de BTW aangifte.

Naast het BTW tarief kan ook worden aangegeven of bij boekingen op deze rekening het bedrag standaard inclusief of exclusief wordt opgegeven:

:btw=hoog,excl :btw=laag,incl

Zonder nadere aanduiding wordt opgave inclusief verondersteld.

Balansrekeningen

Elke balansrekening wordt als volgt opgegeven in het schema-bestand:

1100 D Inventaris en inrichting 2100 C Afschrijving aanloopkosten

In plaats van de kostem/omzet/neutraal-aanduiding zoals bij de resultaatrekeningen wordt bij de balansrekeningen de aanduidingen ‘D’ en ‘C’ gebruikt om aan te geven dat dit een debte- dan wel credit-rekening betreft.

Wanneer bij boekingen op een balansrekening standaard BTW moet worden toegepast dan kan dit worden opgegeven zoals bij de resultaatrekeningen. In het geval van balansrekeningen moet echter ook worden aangegeven of de boeking als kosten dan wel omzetboeking moet worden beschouwd:

:btw=hoog,kosten :btw=laag,omzet

Koppelingen worden op dezelfde wijze aangeduid. Bijvoorbeeld, de standaardrekening voor inkoopboekingen:

4100 C Crediteuren :koppeling=crd

Voor een volledig overzicht van alle mogelijke koppelingen, zie Koppelingen.

EekBoek hanteert het principe dat negatieve getallen niet mogen voorkomen op de balans. Een debetrekening die negatief zou zijn wordt daarom als een positieve creditrekening weergegeven, een negatieve creditrekening wordt als een positieve debetrekening weergegeven. Soms is dit onwenselijk, in dit geval kan er achter de ‘D’ of ‘C’ een uitroepteken worden geplaatst om aan te geven dat deze rekening niet van teken mag wisselen.

De dagboeken

Dagboeken worden gedefinieerd in het onderdeel “dagboeken”. EekBoek ondersteunt vijf typen dagboeken: Kas, Bank, Inkoop, Verkoop en Memoriaal.

Elke administratie heeft een of meer dagboeken. Elk dagboek heeft een vrij te kiezen naam en een alfanumerieke of numerieke code van maximaal 4 tekens. Zowel de naam als de code moeten uniek zijn. Verder moet voor elk dagboek worden opgegeven van welk type het is.

Bij dagboeken van het type Kas en Bank moet altijd een tegenrekening worden opgegeven.
Bij dagboeken van het type Inkoop en Verkoop mag een tegenrekening worden opgegeven. Indien deze ontbreekt wordt de betreffende standaardrekening genomen, zie Koppelingen.
Bij dagboeken van het type Memoriaal mag een tegenrekening worden opgegeven.

Een illustratief voorbeeld:

Dagboeken K Kas :type=kas :rekening=2300 P Postbank :type=bank :rekening=2320 :dc R Rabobank :type=bank :rekening=2330 :dc I Inkoop :type=inkoop V Verkoop :type=verkoop M Memoriaal :type=memoriaal

De aanduiding ‘:dc’ kan worden gebruikt om te bepalen dat in overzichtsboekingen van dit dagboek de debet- en creditboekingen afzonderlijk worden getotaliseerd.

De naam van het dagboek mag spaties bevatten, deze worden intern vervangen door onderstreeptekens. De volgende schema regels zijn gelijkwaardig:

T Triodos Bank :type=bank :rekening=2340 T Triodos_Bank :type=bank :rekening=2340

De BTW tarieven

De BTW tarieven worden gespecificeerd in het onderdeel “btw tarieven”. Dit onderdeel moet enkel worden opgegeven wanneer een BTW administratie wordt gevoerd.

Er zijn vijf tariefgroepen: “nul”, “hoog”, “laag”, “privé” en “anders”. De tariefgroep bepaalt het rekeningnummer waarop de betreffende boeking plaatsvindt, en de rubriek in de BTW aangifte waar deze boeking zal worden opgegeven. Binnen elke tariefgroep zijn meerdere tarieven mogelijk, hoewel dit in de praktijk niet snel zal voorkomen.

Elke tarief heeft een unieke naam of numerieke code. Deze kan o.m. worden gebruikt om expliciet een BTW tarief op te geven bij het boeken. Voor elk tarief (behalve die van groep "nul") moet verder het percentage worden opgegeven. Met de aanduiding ‘:exclusief’ kan worden opgegeven dat boekingen op rekeningen met deze tariefgroep standaard het bedrag exclusief BTW aangeven.

Bij elk tarief kan een geldigheidsduur worden opgegeven. Hiermee kan worden voorkomen dat een tarief wordt toegepast dat niet meer, of nog niet, geldig is. Bijvoorbeeld, op 1 oktober 2012 ging het hoge BTW tarief omhoog van 19% naar 21%. In het onderstaande lijstje zijn daarom twee tariefcodes gedefineerd voor het hoge tarief, met een geldigheidsduur:

BTW Tarieven 0 BTW 0% :tariefgroep=nul h19 BTW 19% :tariefgroep=hoog :perc=19,00 :tot=2012-10-01 3 BTW 6,0% incl. :tariefgroep=laag :perc=6,00 4 BTW 6,0% excl. :tariefgroep=laag :perc=6,00 :exclusief h21 BTW 21% :tariefgroep=hoog :perc=21,00 :vanaf=2012-10-01

In het bovenstaande voorbeeld zijn de tarieven ‘h19’ en ‘h21’ inclusief, de bijbehorende tarieven exclusief worden automatisch aangemaakt.

Let op: De datum in de :tot is echt ‘tot’, dus niet ‘tot en met’. In geval van een BTW wijziging is deze datum dus gelijk aan de ingangsdatum van het nieuwe tarief.

De rekeningen waarop de BTW moet worden geboekt worden gespecifieerd met koppelingen.

Uitbreiden van het aantal verdichtingen

Soms kan het zijn dat het maximale aantal mogelijke verdichtingen en hoofdverdichtingen niet toereikend is. Dit kan dan worden uitgebreid door in het schemabestand vóór de definitie van de balans- en resultaatrekeningen de opdracht ‘Verdichting’ te gebruiken.

Verdichting maxhvd maxvrd

De beschikbare nummers voor een hoofdverdichting zijn dan 1 t/m maxhvd; voor de verdichtingen zijn de nummers maxhvd+1 t/m maxvrd beschikbaar.

De standaardwaarden zijn:

Verdichting 9 99

Opnieuw aanmaken schema-gegevens

Met de export opdracht wordt het schema van de onderhavige administratie uitgevoerd in een vorm die later weer kan worden gebruikt om in te voeren.